Article 1 : Objet du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur précise les modalités pratiques d’application des statuts de l’association AVANE.
Il s’applique à l’ensemble des membres de l’association, dans la mesure correspondant à leur statut, à leurs missions et à leur niveau d’accès aux informations internes.
En cas de contradiction entre les statuts et le présent règlement intérieur, les statuts prévalent.
Article 2 : Adhésion aux statuts, aux valeurs et aux obligations de l’association
Tout membre de l’association s’engage à respecter les statuts, le présent règlement intérieur, la politique de confidentialité, les principes fondamentaux et les valeurs de l’association.
Les principes fondamentaux de l’association sont la confidentialité, l’impartialité, l’indépendance et l’objectif humaniste et non lucratif.
Les valeurs de l’association sont la justice, le travail, l’humilité, la persévérance et la collaboration.
Tout manquement grave à ces principes peut entraîner une limitation des missions confiées, une suspension d’accès aux dossiers ou une procédure de radiation.
Article 3 : Catégories de membres et admission
L’association comprend les catégories de membres prévues par les statuts : membres adhérents, membres bénévoles, membres salariés, membres d’honneur et membres bienfaiteurs.
L’adhésion comme membre adhérent est ouverte à toute personne majeure, sous réserve du paiement de la cotisation annuelle et de l’acceptation des statuts et du présent règlement intérieur.
Les membres bénévoles, d’honneur et bienfaiteurs sont agréés par le bureau national.
Le bureau national peut refuser une demande d’admission ou de changement de catégorie lorsque la candidature n’est pas compatible avec les missions, les valeurs, les exigences de confidentialité ou le bon fonctionnement de l’association.
Le refus d’agrément n’ouvre droit à aucune indemnité ni contrepartie.
Article 4 : Honorabilité et présentation du bulletin n°3 du casier judiciaire
Les membres appelés à intervenir activement dans le traitement des dossiers, à accéder à des informations sensibles ou à représenter l’association doivent présenter des garanties d’honorabilité compatibles avec les missions de l’association.
Le bureau national peut demander la présentation d’un extrait de bulletin n°3 du casier judiciaire datant de moins de trois mois.
L’association ne conserve aucune copie du bulletin n°3 et se limite à constater sa présentation.
La présentation du bulletin n°3 peut être exigée notamment pour les membres bénévoles, les membres du conseil d’administration, les membres du bureau national, les membres des pôles, comités ou groupes de travail et toute personne appelée à accéder à des informations confidentielles.
Le refus de présenter le bulletin n°3 ou l’existence d’une condamnation incompatible avec les missions de l’association peut justifier un refus d’agrément, une limitation des missions confiées, une interdiction d’accès aux dossiers ou une procédure de radiation.
La compatibilité de la situation du membre avec les missions de l’association est appréciée par le bureau national, au regard de la nature des faits, de leur ancienneté, des missions envisagées et des risques pour les victimes, les familles, l’association ou les tiers.
Article 5 : Cotisations
Les personnes désirant adhérer à l’association doivent remplir un bulletin d’adhésion et s’acquitter d’une cotisation annuelle.
Le montant des cotisations est fixé par décision du bureau national. Il peut prévoir des montants différents selon les catégories de membres, ainsi que des dispenses ou réductions.
Depuis la création de l’association, le montant de la cotisation annuelle est fixé à 30 euros pour les membres soumis à cotisation.
Ce montant peut être modifié à tout moment par décision du bureau national. Toute modification est portée à la connaissance des membres par tout moyen écrit, y compris électronique.
Les membres d’honneur peuvent être dispensés de cotisation par décision du bureau national.
La cotisation est due pour une période de douze mois glissants à compter du paiement. Elle se renouvelle automatiquement et tacitement mais peut être annulé jusqu’à son jour de renouvellement. Le bénévole reçoit un mail l’informant de ce renouvellement au moins 5 jours avant le nouveau prélèvement.
Le non-renouvellement de la cotisation dans le délai fixé par l’association peut entraîner la perte de la qualité de membre, après relance par tout moyen écrit, y compris électronique.
Article 6 : Engagements généraux des membres
Les membres s’engagent à respecter les statuts, le présent règlement intérieur et la politique de confidentialité, à agir avec loyauté envers l’association, à respecter les victimes, les familles, les autres membres, les institutions et les tiers, à ne pas nuire à l’image ou aux intérêts de l’association, à ne pas utiliser leur qualité de membre à des fins personnelles, commerciales, politiques ou étrangères à l’objet associatif, à ne pas communiquer au nom de l’association sans mandat exprès, et à respecter la législation applicable, notamment en matière de procédure pénale, de secret de l’enquête et de l’instruction, de protection des données personnelles, de présomption d’innocence et de dignité des personnes.
Article 7 : Confidentialité
Les membres ayant accès à des informations internes, à des documents judiciaires ou extrajudiciaires, à des échanges avec les victimes, les familles, les avocats, les experts, les enquêteurs, les magistrats ou les partenaires de l’association sont soumis à une obligation stricte de confidentialité. Cette obligation couvre notamment les pièces transmises ou consultées, les informations communiquées par les victimes ou leurs familles, les coordonnées des personnes concernées, les analyses internes, les débats du comité technique ou des pôles, les comptes rendus, notes, synthèses ou préconisations, ainsi que toute information signalée comme confidentielle par le président, le bureau national, le conseil d’administration ou un responsable de pôle. Aucune information confidentielle ne peut être communiquée à un tiers sans autorisation du président, du bureau national ou de la personne désignée à cet effet. Cette obligation se poursuit après la fin de l’adhésion, de la mission ou du mandat. Tout manquement à la confidentialité peut justifier une suspension immédiate de l’accès aux dossiers et une procédure de radiation.
Article 8 : Utilisation du nom, du logo et des supports de l’association
Les membres bénévoles peuvent utiliser le nom et le logo de l’association uniquement dans le cadre des missions qui leur sont confiées.
Aucun courrier, courriel, rapport, document, visuel, publication, support de communication ou contenu portant le nom ou le logo de l’association ne peut être créé ou diffusé sans l’accord du président, du bureau national ou d’une personne mandatée à cet effet.
Toute utilisation du nom ou du logo de l’association à des fins personnelles, commerciales, politiques ou étrangères à l’objet de l’association est interdite.
Article 9 : Organisation des pôles, comités et groupes de travail
L’association peut créer des pôles, comités ou groupes de travail chargés de contribuer à ses missions, notamment pour l’accompagnement des victimes, l’analyse des dossiers, l’expertise, la communication ou tout autre besoin utile à l’objet associatif. Leur composition, leur fonctionnement et leurs responsables sont fixés par décision du président ou du bureau national. Les membres de ces pôles, comités ou groupes de travail ne disposent d’aucun pouvoir de représentation de l’association, sauf mandat exprès.
Article 10 : Réception et filtrage des demandes
Les demandes adressées à l’association sont reçues par les canaux prévus à cet effet, notamment le site internet, le courriel ou tout autre moyen validé par l’association. Un premier examen est effectué afin de vérifier que la demande relève de l’objet associatif, qu’elle concerne une affaire susceptible d’être traitée par l’association, qu’elle peut être examinée dans des conditions légales et que l’association dispose des moyens nécessaires pour l’étudier. Une demande peut être écartée lorsqu’elle est étrangère aux missions de l’association, insuffisamment documentée, juridiquement ou déontologiquement risquée, incompatible avec les capacités de traitement disponibles, ou lorsqu’elle présente un conflit d’intérêts manifeste. Le refus de prise en charge ne crée aucun droit à indemnisation.
Article 11 : Attribution initiale des dossiers
Les dossiers transmis à l’association dans le respect de la législation en vigueur sont examinés par le responsable du pôle compétent ou par toute personne désignée par le président ou le bureau national.
Les dossiers peuvent être attribués nominativement à un ou plusieurs membres bénévoles pour pré-analyse, sous réserve de leur compétence, de leur disponibilité, de leur engagement de confidentialité et de l’absence de conflit d’intérêts.
Les membres chargés d’une analyse rendent compte régulièrement de leurs avancées, difficultés et besoins, selon une périodicité fixée par le responsable de pôle ou par le bureau national.
Un membre qui a déjà traité un dossier dans un cadre professionnel, privé, institutionnel ou judiciaire doit en informer immédiatement le président ou le responsable de pôle. Il peut être écarté du traitement du dossier concerné.
Article 12 : Comité technique
Un comité technique peut être constitué afin d’examiner la recevabilité, la pertinence ou l’opportunité de prise en charge d’un dossier par l’association.
Sa composition est fixée par décision du président, du bureau national ou du conseil d’administration.
Il peut notamment comprendre :
- le président de l’association ou son représentant ;
- le responsable du pôle victime ou son représentant ;
- le responsable du pôle expert ou son représentant ;
- un secrétaire de séance ;
- toute personne qualifiée dont la présence est utile à l’examen du dossier comme par exemple le pilote de dossier.
Le comité technique peut se réunir en présentiel, en visioconférence ou par tout moyen de communication permettant l’identification et la participation effective de ses membres.
Les membres du comité technique sont soumis à une obligation renforcée de confidentialité.
À l’issue de son examen, le comité technique peut proposer l’acceptation du dossier, le refus de prise en charge, une demande d’informations complémentaires, une orientation vers un avocat, une association, une institution ou tout autre interlocuteur utile, une analyse limitée à certains éléments, ou un retour circonstancié au requérant mettant fin à la prise en charge. Le président ou le bureau national peut demander un nouvel examen par le comité technique lorsque l’intérêt de l’association, la sécurité juridique ou la situation de la victime l’exige.
Article 13 : Traitement des dossiers acceptés
Lorsqu’un dossier est accepté, il est traité selon une méthode adaptée à sa nature, à son état procédural, aux pièces disponibles et aux demandes de la victime ou de la famille. Le traitement peut notamment comprendre l’analyse des éléments transmis, la reconstitution chronologique des faits et diligences, l’identification des points faibles du dossier, l’examen des actes réalisés ou non réalisés, la recherche d’orientations possibles, la formulation de recommandations ou de demandes d’actes, la saisine du pôle expert, ainsi que la rédaction d’une synthèse ou d’un rapport circonstancié. Les conclusions sont transmises à la victime ou à la famille selon des modalités validées par le président, le bureau national ou le responsable de pôle compétent. L’association ne se substitue ni aux autorités judiciaires, ni aux services d’enquête, ni aux avocats.
Article 14 : Accès aux pièces et respect de la procédure pénale
L’association ne peut traiter que des pièces et informations transmises dans des conditions légales.
Les membres doivent respecter les règles relatives au secret de l’enquête, au secret de l’instruction, au secret professionnel, à la présomption d’innocence, aux droits des parties et à la protection des données personnelles.
Lorsque l’affaire est en cours d’instruction ou d’information judiciaire, les règles relatives à l’accès et à la transmission des pièces doivent être strictement respectées.
En cas de doute sur la possibilité d’utiliser, de consulter, de transmettre ou de conserver une pièce, le membre concerné doit saisir le président, le responsable de pôle ou le bureau national avant toute utilisation.
Toute pièce reçue ou consultée dans un cadre non conforme peut être écartée du traitement du dossier et faire l’objet de mesures internes appropriées.
Article 15 : Rôle des experts
Les experts sollicités par l’association interviennent dans le cadre de leur compétence et dans les limites fixées par l’association.
Ils peuvent être amenés à formuler une analyse, une note, une synthèse ou des préconisations sur les éléments qui leur sont transmis.
Seules les pièces nécessaires à leur mission leur sont communiquées, sauf décision contraire du président, du bureau national ou du responsable de pôle compétent.
Les experts s’engagent à fournir des conseils désintéressés dans le cadre des dossiers étudiés par l’association, sauf convention spécifique validée préalablement par le bureau national.
Article 16 : Conflits d’intérêts
Tout membre doit informer sans délai le président, le bureau national ou le responsable de pôle compétent de toute situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent.
Constitue notamment une situation de conflit d’intérêts le fait :
- d’avoir déjà travaillé sur le dossier dans un cadre professionnel, privé, judiciaire ou institutionnel ;
- d’avoir un lien personnel, familial, professionnel ou financier avec une victime, une famille, un suspect, une partie, un avocat, un enquêteur ou tout autre acteur du dossier ;
- d’avoir un intérêt personnel ou professionnel dans l’issue du dossier ;
- d’être susceptible de tirer un avantage personnel, financier, médiatique ou professionnel du traitement du dossier.
Le membre concerné peut être écarté totalement ou partiellement du dossier.
Les membres bénévoles ayant été désignés pour travailler sur un dossier de l’association s’engagent à ne pas travailler ultérieurement sur ce même dossier dans un cadre privé, professionnel ou par l’intermédiaire d’une société tierce à des fins lucratives, sauf autorisation expresse du président ou du bureau national.
Si un expert de l’association est ultérieurement saisi par l’autorité judiciaire pour travailler sur un dossier déjà traité au sein de l’association, il doit en informer sans délai le président, qui pourra délivrer une autorisation dérogatoire ou saisir le bureau national.
Article 17 : Relations avec les victimes et les familles
Les relations avec les victimes et les familles doivent être conduites avec prudence, respect, loyauté et humanité.
Les membres doivent éviter toute promesse de résultat, toute pression, toute ingérence dans une stratégie judiciaire et toute attitude susceptible de créer une attente excessive.
Les contacts avec les victimes ou familles sont assurés par les personnes désignées par le président, le bureau national ou le responsable de pôle compétent.
L’association privilégie une saisine volontaire par les victimes ou familles.
Toute démarche proactive envers une victime ou une famille doit être préalablement autorisée par le président ou le bureau national, notamment lorsque cette démarche est proposée par un tiers légitime tel qu’un avocat, un magistrat, un enquêteur, une association partenaire ou un professionnel de l’aide aux victimes.
Article 18 : Relations avec les avocats, institutions et partenaires
Les relations avec les avocats, magistrats, services d’enquête, institutions, associations partenaires ou professionnels extérieurs sont assurées par le président, le bureau national ou les personnes expressément mandatées.
Aucun membre ne peut engager l’association auprès d’un tiers sans mandat exprès.
Les échanges avec les partenaires doivent respecter la confidentialité des dossiers, les règles de procédure pénale et les intérêts des victimes ou familles.
Article 19 — Relations avec les médias
Toute relation avec les médias nationaux, régionaux, locaux ou numériques relève du président, du vice-président ou d’un membre mandaté par eux en raison de ses compétences ou de sa connaissance du dossier.
Aucun membre ne peut s’exprimer publiquement au nom de l’association sans mandat exprès.
Toute communication relative à un dossier traité par l’association doit être validée par le président ou le bureau national et respecter l’accord préalable de la victime ou de sa famille lorsque celui-ci est requis.
Toute communication doit respecter la présomption d’innocence, la dignité des personnes, la confidentialité, le secret de l’enquête ou de l’instruction et les intérêts de la victime ou de sa famille.
Le non-respect de ces règles peut entraîner une limitation des missions confiées, une suspension d’accès aux dossiers ou une procédure de radiation.
Article 20 — Assemblées générales et votes
Les membres disposant d’une voix délibérative sont convoqués aux assemblées générales dans les conditions prévues par les statuts.
Les membres adhérents peuvent être informés des travaux de l’association mais ne disposent pas du droit de vote en assemblée générale.
Les convocations indiquent l’ordre du jour, les modalités de participation, les modalités de vote et, le cas échéant, les documents nécessaires à l’information des membres.
Les votes peuvent avoir lieu en présentiel, en visioconférence, par procuration, par vote électronique, par consultation écrite ou par tout moyen permettant l’identification des votants et la sincérité du scrutin.
Lorsque le scrutin est secret, les modalités retenues doivent préserver le secret du vote.
Le vote par procuration est autorisé dans les limites prévues par les statuts. Chaque membre présent ne peut détenir plus de deux pouvoirs en sus du sien.
Les modalités pratiques du vote électronique ou de la consultation écrite sont précisées dans la convocation.
Article 21 — Bureau national
Le bureau national assure le suivi courant de l’association et veille à la bonne application des statuts, du présent règlement intérieur et des décisions prises par les organes compétents.
Il peut être consulté par le président sur toute question relative au fonctionnement interne de l’association, à l’admission ou à la radiation des membres, aux conflits d’intérêts, à l’organisation des pôles, aux dossiers sensibles, aux relations avec les partenaires ou à toute décision nécessitant une réponse rapide dans l’intérêt de l’association.
Le bureau national peut se réunir en présentiel, par visioconférence, par téléphone, par échange de courriels ou par tout moyen permettant l’échange entre ses membres.
Sauf disposition contraire des statuts ou du présent règlement intérieur, les décisions du bureau national sont prises à la majorité des suffrages exprimés par les membres ayant participé à la consultation ou ayant répondu dans le délai fixé.
En l’absence de réponse d’un membre du bureau national dans le délai fixé par le président, celui-ci est réputé ne pas prendre part au vote.
Le bureau national est informé des modifications du présent règlement intérieur proposées par le président et les valide dans les conditions prévues à l’article 26.
Article 22 : Remboursement des frais
Les membres peuvent être remboursés des frais engagés pour les besoins de l’association, à condition que ces frais soient justifiés, nécessaires à la mission confiée et, lorsque cela est requis, préalablement autorisés.
Les modalités pratiques de remboursement sont fixées par décision du bureau national, par note interne ou par toute décision spécifique prise pour une mission déterminée.
Aucun remboursement ne peut être exigé lorsque la dépense n’a pas été engagée dans l’intérêt de l’association, n’a pas été autorisée lorsqu’une autorisation était nécessaire, ou n’est pas accompagnée des justificatifs demandés.
Article 23 : Comptabilité et gestion
La comptabilité de l’association est tenue conformément aux obligations applicables et aux décisions des organes compétents.
Le trésorier assure le suivi des recettes et des dépenses, prépare les éléments financiers nécessaires à l’information des membres et présente les comptes dans les conditions prévues par les statuts.
Les contributions volontaires en nature peuvent être valorisées dans la comptabilité de l’association lorsque cette valorisation est utile, justifiée et conforme aux règles applicables.
Article 24 : Sanctions internes et radiation
En cas de manquement aux statuts, au présent règlement intérieur, à la politique de confidentialité, aux principes fondamentaux de l’association ou aux consignes données dans le cadre d’une mission, le bureau national peut prononcer une mesure adaptée à la gravité de la situation.
Cette mesure peut notamment prendre la forme d’un rappel à l’ordre, d’une limitation ou suspension d’accès aux dossiers, du retrait d’une mission, d’une suspension temporaire ou d’une radiation.
La radiation peut être prononcée pour juste motif, notamment en cas de manquement grave ou répété aux règles de l’association, de violation de la confidentialité, de comportement portant atteinte aux intérêts, à l’image ou au bon fonctionnement de l’association, ou de situation incompatible avec les missions confiées.
Avant toute décision de radiation, le membre concerné est invité à présenter ses observations. Il peut le faire par écrit ou demander à être entendu par le bureau national. Il peut se faire assister par un autre membre de l’association.
La décision de radiation est motivée et notifiée par tout moyen écrit, y compris électronique. Le membre radié peut exercer un recours devant l’assemblée générale dans un délai d’un mois à compter de la notification.
Sauf décision contraire du bureau national, la radiation, la suspension ou la limitation d’accès aux dossiers reste applicable jusqu’à la décision de l’assemblée générale.
Article 25 : Responsabilité individuelle des membres
Chaque membre agit sous sa responsabilité personnelle lorsqu’il méconnaît les statuts, le présent règlement intérieur, la politique de confidentialité, les consignes de l’association ou les lois et règlements applicables.
L’association se désolidarise de tout comportement individuel contraire à ses règles, ses valeurs, ses instructions ou son objet.
Tout membre qui engage l’association sans mandat, utilise indûment son nom ou son logo, communique sans autorisation, ou agit en dehors des missions qui lui sont confiées, peut faire l’objet d’une procédure interne et, le cas échéant, être tenu responsable des conséquences de ses actes.
Article 26 : Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur est adopté par le bureau national.
Il s’applique immédiatement à compter de son adoption, sauf décision contraire du bureau national.
Toute modification du règlement intérieur proposée par le président est transmise aux membres du bureau national. Elle est réputée validée en l’absence d’opposition de la majorité des membres du bureau national dans un délai de sept jours.
Disposition finale
Le présent règlement intérieur a été adopté par le bureau national le 30 juin 2026